Als er in uw bedrijf stagiairs meelopen, is het belangrijk dat de vergoedingen die u aan een stagiair betaalt, correct verwerkt worden in uw loonadministratie.
De Belastingdienst heeft hiervoor onlangs een nieuwe handleiding gemaakt.

Veel ondernemers bieden studenten of scholieren de kans om praktijkervaring op te doen en hebben stagiairs die meelopen in de onderneming. Als u dat ook doet, is het belangrijk om de vergoedingen die u aan een stagiair betaalt, correct in uw administratie te verwerken. De Belastingdienst heeft onlangs een nieuwe handleiding gemaakt, waarvan we de belangrijkste punten hierna samenvatten.

Soms ontvangt een stagiair alleen een onkostenvergoeding, bijv. voor gemaakte reiskosten. Een stagiair die geen loon ontvangt, maar alleen een kostenvergoeding,
heeft geen dienstbetrekking en daarom hoeft de stagiair niet via de loonadministratie betaald te worden. Verlonen is dan dus niet nodig.

De tweede mogelijkheid is dat de stagiair een realistische arbeidsbeloning krijgt, bijv. het minimumloon. In die situaties moet u de stagiair behandelen als een reguliere werknemer.
Dit betekent dat de beloning betaald moet worden via de loonadministratie en dat u daarop loonheffing moet inhouden. Ook moet u premies werknemersverzekeringen en de
bijdrage zorgverzekeringswet betalen.

Het wordt lastiger als de stagiair geen echte (realistische) arbeidsbeloning krijgt, maar wel een stagevergoeding. U betaalt de stagiair bijv. € 300 per maand, terwijl deze fulltime meewerkt in uw onderneming.

U moet de stagiair dan betalen via de loonadministratie en loonheffing inhouden op de stagevergoeding. Als werkgever betaalt u de bijdrage Zorgverzekeringswet, maar geen premies werknemersverzekeringen.
De stagiair is wel verzekerd voor de Ziektewet en de Wajong, maar u draagt daarvoor dus geen premies af.

Als u de stagiair na afloop van de stage in hetzelfde kalenderjaar als werknemer in dienst neemt, dan moet u meestal alsnog over de stagevergoeding premies werknemersverzekeringen betalen.
Een vervelende verrassing ... Omdat de verzekeringspositie van de stagiair wijzigt (hij wordt immers een reguliere werknemer), moet u in de loonadministratie een nieuwe inkomensverhouding aanmaken.

Er zijn ook situaties waarin een stagiair zelf geen beloning krijgt, maar u de stagevergoeding rechtstreeks aan de school of een stagefonds betaalt. U hoeft dan de stagiair niet in de loonadministratie op te nemen (ook de betaling van een onkostenvergoeding niet).

Voorwaarden hiervoor zijn dat:

• de stagevergoeding rechtstreeks betaald wordt aan de school of stagefonds;
• de school of stagefonds de vergoeding niet doorbetaalt aan de stagiair (maar dit gebruikt voor algemene schoolactiviteiten); en
• de school de vergoeding en besteding daarvan administreert.

In uw administratie moet u wel vastleggen wat u voor welke stagiair heeft betaald. Ook moet u het BSN en de naam en adresgegevens van de stagiair administreren.

Meer weten of hulp nodig? Neem gerust contact met ons op onder
T: 0031 85 0401120 of E: info@mnadviseurs.nl